Design Sprint op afstand: neem een voorsprong door digitale innovatie

dienst • 0 min. leestijd

Wil je met je team in korte tijd je digitale dienstverlening vernieuwen, maar zit je niet allemaal op dezelfde locatie? De Design Sprint op afstand is speciaal ontwikkeld voor nieuwe werksituaties waarin collega’s samenwerken vanuit verschillende vestigingen, het buitenland of vanuit huis.

De Design Sprint op afstand is eigenlijk een ‘normale’ Design Sprint, maar dan verspreid over twee weken waarbij teamleden op afstand werken. Hierdoor biedt het proces de flexibiliteit die past bij jouw organisatie en kunnen we zelfs rekening houden met een eventueel tijdsverschil. Ook maakt dit het makkelijker te combineren met lopende projecten én biedt het ruimte om individueel op sommige onderdelen net wat dieper in te gaan.

Door het inzetten van de juiste digitale hulpmiddelen worden krachten gebundeld zonder op dezelfde werkvloer te staan. Tijdens de Design Sprint op afstand checken deelnemers virtueel met elkaar in waarna ze zelfstandig aan de slag gaan met creatieve opdrachten. De uitkomsten hiervan worden virtueel gedeeld en samengebracht om tot de volgende stap te komen.

Mogelijke vraagstukken

Wij willen onze digitale dienst een boost geven, maar ons team zit niet op één plek. Daarnaast zijn we nieuwsgierig naar vormen van samenwerken op afstand.
Innovatieplannen blijven altijd op de plank liggen, maar met deze flexibele vorm willen we graag stappen gaan maken.
Onze dagelijkse business moet doorlopen, maar we willen wel innoveren. Hierdoor hebben we niet de ruimte om 5 dagen fulltime vrij te maken, maar wel om gedurende 2 weken te werken aan een nieuw product of dienst.

Aanpak

De Design Sprint op afstand is ontwikkeld op basis van de vijfdaagse Design Sprint van Google Ventures én onze ervaringen met eerdere sprints. In plaats van de sprint in dagen op te delen, zien wij verschillende sprintstappen. Elke sprintstap zal bestaan uit virtueel samenwerken en individuele creatieve opdrachten.

Het sprint team bestaat uit ongeveer vijf deelnemers van jouw organisatie. Wij vullen het team aan met twee ontwerpers die zowel een deelnemende rol hebben, als beschikbaar zijn als hulplijn tijdens de individuele opdrachten. Daarnaast levert Zeewaardig de sprint facilitator die zorgt dat het team naar het sprintdoel toewerkt.

Stap 1: Sprintdoel

Tijdens de sprint werken we vanuit verschillende locaties. Daarom besteden we gedurende de eerste stap wat extra tijd om kennis te maken met elkaar en de virtuele tools die we gaan gebruiken. We stellen vast welk doel we willen bereiken en welke vragen we daarvoor moeten beantwoorden. Daarnaast brengen we de huidige klantreis van de (digitale) dienstverlening in kaart. Hiervoor gebruiken we de tool Mural. Stap 1 ronden we af door de sprint focus vast te leggen op basis van de visie en missie van de organisatie en interviews met experts.

Stap 2: Inspiratie en Brainstorm

In de tweede stap nemen de teamleden elkaar mee in inspirerende vormen van dienstverleningen. Daarnaast worden de deelnemers aangemoedigd een inspirerend gesprek te voeren met de mensen die wel in hun fysieke omgeving aanwezig zijn. Collega’s van een andere afdeling, flexwerkers uit een andere branche maar ook je familie of kinderen kunnen onverwachts een interessante bron van inspiratie zijn. De inspiratie gebruiken we om te brainstormen en tot eerste ideeën voor mogelijke oplossingen te komen. Op basis van de brainstorm maakt iedereen een conceptposter van een verder uitgewerkt idee.

Stap 3: Concepten en storyboard

Tijdens stap drie combineren we de sterke punten van alle concepten tot een storyboard waarin de nieuwe dienstverlening stap voor stap beschreven staat. We uploaden alle conceptposters naar de online tool Mural en benoemen hierbij de beste punten. Daarna stemmen we op de beste onderdelen om ze vervolgens samen te voegen in een storyboard. Ook voor het storyboard komt Mural weer van pas. Het storyboard beschrijft stap voor stap wat we willen gaan testen tijdens stap 5. Het voordeel van het werken in Mural is dat direct alles gedocumenteerd is. Makkelijk op een later moment nog even terug te vinden dus.

Stap 4: Prototypen

In stap 4 prototypen we de nieuwe innovatie zodat we deze kunnen testen. Door de rollen goed te verdelen, kunnen we hier efficiënt op afstand werken. We checken regelmatig met elkaar in zodat alles goed op elkaar aansluit. Afhankelijk van wat we gaan prototypen zoeken we een tool die aansluit. Het kan dus zijn dat we de ene keer voor PowerPoint gaan en een volgende keer voor een uitgebreid prototype in InVision. Misschien is een Youtube video juist de logische keuze. We zorgen in ieder geval voor designers in het team die met een diverse set aan prototyping tools gewerkt hebben.

Stap 5: Testen

Met sprintstap 5 testen we het nieuwe ontwerp met respondenten. We prioriteren de inzichten uit dit onderzoek. Deze backlog vormt dan het startpunt voor het vervolg van het uitwerken van de nieuwe dienstverlening.

Met onze partner respondenten.nl hebben we toegang tot verschillende tools voor onderzoek op afstand. Het voordeel is dat respondenten makkelijk te werven zijn want de drempel is een stuk lager om mee te doen. Daarnaast kunnen collega’s die eerder nog niet bij de sprint betrokken zijn geweest makkelijk aanhaken om te observeren tijdens het onderzoek.

Mogelijke uitkomsten

Eigenlijk zijn er twee mogelijke uitkomsten van een design sprint. We hopen natuurlijk dat het concept wat we toetsen werkt maar we leren in elk geval een hoop.

Geen match

Het kan zomaar zo zijn dat de eindgebruikers niet op je concept of idee zitten te wachten. Dat is precies waarom we dus zo snel mogelijk gebruikers betrekken bij het proces. Het voordeel, we hebben nu een hoop geleerd. Inzichten die we kunnen inzetten voor andere projecten.

Het idee werkt, maar..

Vaker hebben we dit als resultaat. Het concept of het prototype wat we getoetst hebben werkt, maar… er is nog van alles te verbeteren. Al deze inzichten documenteren we zodat ze in te zetten zijn voor een volgende iteratie of voor andere projecten binnen je organisatie.

Geïnteresseerd in een Design Sprint op afstand?