In een sprint leren over remote-gebruikersonderzoek met statushouders

Gemeente Amsterdam betrekt haar statushouders bij het ontwikkelen van een nieuw intake-traject dat wordt doorlopen wanneer ze in Amsterdam komen wonen. Tijdens de corona-crisis zijn we met een online innovatie sprint aan de slag gegaan om onderzoeksvormen te bedenken en testen zodat, ook op afstand, statushouders betrokken kunnen worden in het proces.

De uitdaging

Per 1 juli 2021 wordt de nieuwe Wet Inburgering ingevoerd. Het Innovatielab Sociaal van de gemeente Amsterdam helpt mee met de ontwikkeling van een nieuw intake traject voor statushouders die in de stad komen wonen. Om tot een goede oplossing te komen, worden statushouders betrokken in de ontwikkeling. Statushouders wordt bijvoorbeeld gevraagd wat zij van de huidige intake vinden en wat beter zou kunnen. Echter, door de corona-crisis is het niet mogelijk dezelfde onderzoeksvormen (interviews) te blijven gebruiken. In een Online Innovatie Sprint is het Innovatielab samen met Zeewaardig op zoek gegaan naar passende vormen van gebruikersonderzoek-op-afstand.

Onze aanpak

De gemeente wil snel aan de slag kunnen met het betrekken van de statushouders. Daarom hebben we ervoor gekozen een Online Innovatie Sprint te doen. Met die aanpak werk je digitaal samen om in een uur of 9 te brainstormen, prototypen, testen en leren. De sprint is verdeeld over drie kortere sessies zodat het vol te houden is en makkelijker in te plannen voor ieders thuissituatie. Bovendien geeft het ruimte tussen de sessies door om nog eens terug te kijken of voorwerk te doen.

Digitaal samenwerken vergt naast kortere sessies nog wat andere aandachtspunten. Om de sprint goed te laten verlopen en alle deelnemers aan boord te hebben, verstuurden we vooraf een uitleg over MURAL en was er een oefen-MURAL beschikbaar om de functies alvast uit te proberen. Daarnaast kregen de deelnemers een materiaalpakket met papier, fineliner, marker, post-its en wat lekkers thuisgestuurd. Deze materialen kwamen goed van pas bij de analoge opdrachten.

Deel 1: Brainstorm en Storyboard

Tijdens het eerste deel van de sprint hebben we de context van het vraagstuk en het doel van de sprint besproken. Op basis van de vraag hoe je statushouders kan bereiken zijn de deelnemers individueel gaan brainstormen met papier en stift. Met foto’s van de brainstormvellen deelden de deelnemers hun ideeën met elkaar. Vervolgens hebben we gezamenlijk nagedacht over de verschillende onderzoeksvragen die komende tijd beantwoord moeten worden. Met onderzoeksvormen en -vragen als startpunt, hebben de deelnemers in duo’s een onderzoeksplan opgesteld. Vervolgens heeft het team gestemd op het onderdeel dat ze het liefst zouden testen binnen de online innovatie sprint. De sprint is afgesloten met het uitdenken van storyboard voor de prototype-test. In het volgende deel van de sprint gaan we gezamenlijk het prototype maken en de test voorbereiden.

Deel 2: Onderzoekstheorie en Test voorbereiden

Het tweede deel van de sprint zijn we begonnen met terugblikken op het eerste deel. Wat was het precieze doel van de sprint, welke stappen hebben we gezet en staat iedereen daar nog achter?
Daarna zijn we aan de slag gegaan met een kort college over onderzoek doen om alle deelnemers te inspireren met verschillende onderzoeksvormen. Zo kon er een goede keuze gemaakt worden voor een onderzoeksvorm die past bij online onderzoek doen onder statushouders. Vervolgens zijn de onderzoeksvragen en -aannames nog eens in kaart gebracht. Er is gekozen voor een relatief simpele onderzoeksvraag om de focus ook op het proces, het onderzoek doen, te kunnen houden.

In twee teams zijn de vragen en het materiaal voor het onderzoek kort voorbereid. Vervolgens heeft het hele team hun werk met elkaar gedeeld en inhoudelijk afgestemd om zo weer onafhankelijk verder te kunnen werken en het onderzoek voor te bereiden.

De volgende stap is het daadwerkelijk uitvoeren van de interviews!

Ik haal zelf altijd veel energie uit de fysieke Design Sprints. Vooral als je na een paar uur zwoegen een gelukzalig Eureka moment hebt bereikt! Vooraf was ik  heel nieuwsgierig of dat moment ook bereikt kan worden in deze online sprint.
We zijn nu 2 sessies verder en ik moet zeggen dat de energie er goed in zit! Heel verrassend werken energizers ook online en het gebruik van MURAL maakt het makkelijk om met elkaar te brainstormen.

Het bewijs: ook digitaal kan je heel goed samen ontwerpen en toewerken naar het Eureka moment. Ik ben fan! – Johanna Lagarde (Gemeente Amsterdam)

Deel 3 – Prototype testen worden worden in de komende weken uitgevoerd. Onze aanpak en ervaringen volgen.

Vol met inzichten vanuit de test kwamen de deelnemers in de derde en laatste sessie. Het doel van de laatste sessie was nog even samen stil te staan bij de gevonden inzichten en daarmee na te denken over verbeteringen en varianten voor de vervolgstappen.

Na een korte inspirerende presentatie over voorbeelden van samenwerken op afstand, hebben de deelnemers interessante inzichten uit hun onderzoek voor zichzelf opgeschreven. Deze input samen vormde de start om aan de slag gegaan met een andere Hoe Kun Je vraag om creatief te kunnen denken: “Hoe kun je met vrienden, die je al een tijdje niet hebt gezien, afspreken en bijkletsen met inachtneming van RIVM maatregelen?”.

De tweede ronde brainstorm ging wel over het initiële vraagstuk: “Hoe kunnen we statushouders bevragen over de ontwikkeling van het nieuwe intake-traject?” Door de vorige brainstormronde kwamen hier creatieve ideeën uit zoals een behangrol-interview, een strandwandeling met camera of een sessie met een grote cirkel met flip-overs om afstand te bewaren.

De sessie is afgesloten door alle ideeën met elkaar te delen. De deelnemers nemen dit nu mee in hun volgende interviews en sessies. Ze kunnen de oplossingen of delen daarvan ook op laagdrempelige manier testen als ze met bijvoorbeeld vrienden of familie zijn.

Betrokkenen

• Innovatielab van Gemeente Amsterdam

Ook geïnteresseerd in een Online Innovatie Sprint? Lees hier meer of

Mail AdindaMail Maarten