Online faciliteren: 10 tips & tricks voor een succesvolle design sprint

Bij een design sprint denken de meesten aan samenwerken in groepjes, snelle prototypes van karton en muren vol post-its. Niet geheel corona-vriendelijk zou je denken. Gelukkig hebben wij bij Zeewaardig ondervonden dat het wel degelijk mogelijk is om succesvolle en interactieve sessies te organiseren op afstand! We delen graag onze ervaring en hebben daarom 10 tips & tricks opgesteld voor het succesvol faciliteren van een online design sprint.

We ontkomen er niet meer aan: samenwerken op afstand. Deze nieuwe manier van werken heeft ervoor gezorgd dat we nog creatiever moeten zijn in het organiseren van onze projecten. Zo ook in de manier waarop we creatieve sessies en design sprints organiseren en faciliteren. Fysieke sessies worden vertaald naar online sessies en dat brengt nieuwe uitdagingen met zich mee. We hebben al eens geschreven over “Online samenwerken met Mural”, maar er komt meer bij kijken dan alleen de juiste tool.

Online sessies, in grote of kleine groepen, eenmalig of terugkerend: dit zijn 10 tips & tricks om deze succesvol te faciliteren! Deze tips & tricks zijn voornamelijk gebaseerd op de combinatie van de digitale platforms Mural en Zoom.

1. Voorbereiding is key

Dit komt vast niet geheel als een verrassing, maar geloof ons, een goede voorbereiding is in dit geval twee derde van het werk! Bij een online sessie zijn er extra toevoegingen aan je draaiboek, zoals wanneer er naar welke breakout room moet worden gewisseld en wie zijn/haar scherm deelt met de presentatie slides. Daarnaast hebben we gemerkt dat het waardevol is als de deelnemers bekend zijn met de gebruikte tools. Om die reden geeft Zeewaardig regelmatig trainingen, in bijvoorbeeld het gebruik van Mural, om zo de kwaliteit van een sessie naar een hoger niveau te brengen.

2. Wees ultra-precies in de communicatie

Toepasselijk bij de voorgaande tip: wees zowel in de voorbereiding als tijdens de sessie heel duidelijk  in je communicatie. In een digitale setting kan je niet zomaar iemand op zijn schouder tikken om iets in zijn/haar oor te fluisteren. Zorg dat bij zowel teamleden, deelnemers als externe partijen duidelijk is waar ze verwacht worden, wanneer en of er eventuele voorbereiding nodig is. Zo kan het helpen om iedereen te vragen een extra scherm klaar te zetten. Zorg er daarnaast voor dat de URLs naar de Zoom meeting and Mural boards op tijd verstuurd worden en te allen tijde te vinden zijn. Je zou niet willen dat iemand verdwaald raakt, toch?

3. Breid je team uit

Voorbereiding is key, dat klopt, maar dat maakt de uitvoering niet minder belangrijk. Bij Zeewaardig hebben wij gemerkt hoe waardevol het is om met een sterk en volledig team aan de slag te gaan. Tijdens de DesignSprint020, in samenwerking met de Gemeente Amsterdam en Being A Designer hebben wij geëxperimenteerd met de zogenaamde ‘Zoom manager’. Deze persoon zorgt ervoor dat alles binnen de meeting soepel verloopt zoals het reguleren van breakout rooms, het ontvangst in de plenaire meeting, het managen van de tijd en beeldmateriaal verzamelen. Houd er rekening mee dat je maar op één (digitale) plaats tegelijk kan zijn en het dus nuttig kan zijn om je team uit te breiden.

4. Kort & krachtig

Design sprints zijn intensief, maar online sprints zijn misschien nog vermoeiender. Iedereen bevindt zich in een andere kamer, wat ervoor zorgt dat concentratieboog korter is en mensen sneller afgeleid worden. Om de productiviteit toch zo hoog mogelijk te houden is het belangrijk om de tijdsblokken kort te houden en genoeg pauzes in te plannen. Dat betekent niet dat je ook op een slakkengangetje moet werken: tijdens de contactmomenten kan er flink gas gegeven worden! Voor je het weet hebben we weer pauze.

5. Energizers zijn onmisbaar

Met zo’n strakke planning kijk je er snel overheen, maar energizers zijn onmisbaar. Het is verleidelijk om ze weg te strepen om zo tijd te winnen, maar zelfs een oefening van een minuut kan een wereld van verschil maken. Tijdens een online sessie, waarbij het energielevel snel kan zakken, is het nog belangrijker om hier aandacht aan te besteden. Door een energizers toe te voegen aan je programma boost je de saamhorigheid, creativiteit en productiviteit in de groep. Daarnaast ben je als facilitator hét voorbeeld. Zorg er daarom voor dat je zelf al je enthousiasme bij elkaar raapt en net zo hard mee doet. Inspiratie nodig? Neem gerust contact met ons op!

6. Betrek de fysieke wereld

Dat we online werken betekent niet dat we ook echt alles online moeten doen. Dat iedereen aan het werk is op een andere locatie kan juist leuke inspiratie opleveren. Probeer tijdens zo’n lange zit eens de fysieke omgeving te betrekken in het proces. Je zou bijvoorbeeld de deelnemers naar buiten kunnen sturen voor een foto opdracht of ze tijdens de prototype fase creatief te werk  laten gaan met objecten in hun kamer. Dit zorgt niet alleen voor nieuwe inspiratie, maar ook voor nieuwe energie!

7. Tekenen kan, maar plaatjes slepen is leuker

Natuurlijk zien wij het liefst deelnemers die enthousiast aan de slag gaan met pen en papier, maar de realiteit is dat ze plaatjes slepen stiekem leuker en makkelijker vinden. Natuurlijk hangt dit af van je deelnemersgroep, want sommige vinden het wél prima om te tekenen. Echter, wat wij hebben gemerkt is dat er met behulp van bestaande foto’s en iconen ook een visualisatie kan ontstaan die bruikbaar is voor het doel van de sessie. Mural leent zich uitermate goed voor het snel zoeken naar foto’s, die je vervolgens met één muisklik naar het whiteboard sleept. Door de zoekoptie is er genoeg ruimte voor creativiteit en eigen inbreng. Een voorbeeld hoe je dit zou kunnen gebruiken is ze de opdracht geven om de huidige situatie en gewenste situatie in een collage weer te geven.

Wil je de deelnemers toch laten tekenen? Vraag ze dan een foto te maken van hun tekening en deze te sturen in een gezamenlijke Whatsapp groep. Deze kan de facilitator vervolgens in de Mural plaatsen.

8. Verzacht de ongemakkelijke momenten

Je kent het wel: je opent een video meeting en staart vervolgens naar een scherm vol gezichten die je niet kent, iedereen staat op mute en op het geritsel van een enkeling na is het muisstil. Dit geeft velen een ongemakkelijk gevoel en draagt niet bij aan die energieke, enthousiaste sfeer die je juist nodig hebt tijdens een creatieve sessie.

Bij Zeewaardig besteden wij extra aandacht aan het verzachten van deze ongemakkelijke momenten. Zo zorgen wij voor een prettig wachtmuziekje tijdens de inloop. Dit kan je doen door je scherm en computer audio te delen. Een andere tip die we graag geven is om gebruik te maken van een materialenpakketje. Je stuurt een pakketje naar elke deelnemer, die niet alleen materialen voor het uitvoeren van de sessie bevat, maar ook wat leuke ‘vermaaksels’, zoals een mini-slinger en een kleine snack.

9. Splits zo snel mogelijk op in groepjes

Hoe groter de groep, hoe lastiger het is om de aandacht vast te houden. Natuurlijk ontkom je er niet aan om delen van de sessie plenair te doen. Dat is ook niet erg, maar zorg ervoor dat je zo snel mogelijk weer opsplitst in kleinere groepen. Wij hebben gemerkt dat de productiviteit hoger ligt op het moment dat er in kleinere groepjes van 4-6 personen wordt gewerkt.

10. Geef mensen de beurt

Het gebrek aan non-verbale communicatie vormt een barrière om vanuit het niets hardop te spreken. Normaal gesproken, als je een groepje de beurt geeft, wordt er wat geschoven en blikken uitgewisseld om zo stilletjes te besluiten wie het woord gaat nemen. Dit is bijna onmogelijk in een digitale omgeving zoals Zoom. Het kan helpen om gewoon een naam te noemen en die de beurt te geven. Een groot voordeel? De namen zijn altijd zichtbaar dus deze hoef je niet uit je hoofd te leren! Wees niet bang om dit ook te doen na een open vraag, zoals:  “Hoe vonden jullie het gaan vandaag?”

Wordt er in kleinere groepjes gewerkt en wil je het plenaire deel nog soepeler laten verlopen? Dan kan de facilitator van elk groepje zorgen dat er van te voren iemand wordt uitgekozen die het spreken op zich zal nemen.

Nieuwsgierig geworden?

Ben je benieuwd wat Zeewaardig voor jouw organisatie kan betekenen of heb je een vraag? Neem dan contact op met Maarten via maarten@zeewaardig.com.