Ontwerpend onderzoek naar een AI-gedreven oplossing voor heldere wet- en regelgeving voor ondernemers

Ondernemers worstelen dagelijks met een complex en constant veranderend landschap van wet- en regelgeving. Dit leidt tot frustratie, tijdverlies en mogelijk zelfs fouten in bedrijfsvoering. Vooral voor startende ondernemers en kleine bedrijven vormt dit een significante barrière – zij missen vaak de middelen voor juridische ondersteuning maar moeten wel aan dezelfde regels voldoen. De overheid stond voor een cruciale vraag: hoe kunnen we AI inzetten om ondernemers effectief te ondersteunen bij het navigeren door deze complexiteit, zonder de nuance en betrouwbaarheid van juridische informatie te verliezen?

Design Thinking aanpak volgens de Google Venture Design sprint methode is interessant. Daar had ik persoonlijk geen ervaring mee. Het is zeer professioneel uitgevoerd, waardoor het soepel verliep, volgens een goed doordacht plan.

– Arnold Dekker, Product Owner Innovatie Logius

Onze aanpak

We kozen voor een iteratief ontwerpend onderzoek waarbij we de eindgebruiker – de ondernemer – centraal stelden. Door middel van twee opeenvolgende Design Sprints combineerden we diepgaand gebruikersonderzoek met snelle prototyping en validatie. Deze aanpak stelde ons in staat om complexe technologie (AI) te vertalen naar betekenisvolle oplossingen voor ondernemers.

De kracht van onze ontwerpende aanpak lag in het samenbrengen van verschillende expertises en perspectieven. We vormden een multidisciplinair team met specialisten in Service Design, UX design, contentstrategie, softwareontwikkeling en wet- en regelgeving. Deze diverse samenstelling zorgde ervoor dat we technische mogelijkheden, gebruikerswensen en juridische vereisten vanaf het begin konden integreren in ons ontwerpproces.

Design Sprint 1: Fundamenten leggen

In de eerste sprint focusten we op de use case “Horeca starten in Rotterdam”. Deze concrete casus hielp ons om de complexiteit van wet- en regelgeving te vertalen naar een herkenbare gebruikerservaring. We begonnen met een grondige analyse van de klantreis van startende horecaondernemers, waarbij we specifiek keken naar:

• Kritieke momenten waarop ondernemers vastlopen in regelgeving
• Bestaande informatiebronnen en hun toegankelijkheid
• Kansen voor AI-ondersteuning in het proces

Via stakeholderinterviews met experts van gemeenten, KvK, brancheorganisaties en ervaren ondernemers brachten we het complete ecosysteem in kaart. Deze inzichten vertaalden we naar een eerste prototype van WetWijzer. Kernelementen waren:

• Een contextbewuste chatinterface die vragen beantwoordt op basis van de specifieke situatie van de ondernemer
• Een visuele timeline van te doorlopen stappen en deadlines
• Een proactief notificatiesysteem voor relevante wetswijzigingen

We testten dit prototype met vier ondernemers. Door hen hardop te laten denken tijdens het gebruik van het prototype, kregen we waardevolle inzichten in hun behoeften, ideeën en wensen.

Iteratie Sprint: Verdieping en validatie

De tweede sprint richtte zich op de complexere use case “CSRD-wetgeving voor B2B-ondernemers”. Deze case stelde ons in staat om te testen hoe WetWijzer zou functioneren bij meer gelaagde regelgeving. We verfijnden het prototype met:

• Verbeterde contextanalyse voor specifieke bedrijfssituaties
• Geïntegreerde bronverwijzingen naar officiële documentatie
• Verduidelijking van het gebruik van AI
• Aangepast interactiepatroon voor het invoeren van vragen
• Andere categorisering van wetten en regels

Het verbeterde prototype testten we met elf ondernemers van verschillende bedrijfsgroottes. Deze bredere testgroep hielp ons om de schaalbaarheid van de oplossing te valideren.

Kernbevindingen

Ons ontwerpend onderzoek leverde cruciale inzichten op voor de doorontwikkeling van WetWijzer:

• Ondernemers hebben behoefte aan handelingsperspectief, niet alleen informatie
• Vertrouwen in AI-gegenereerde antwoorden groeit wanneer bronverwijzingen direct zichtbaar zijn
• Een centrale plek voor overheidszaken wordt sterk gewaardeerd
• Proactieve notificaties moeten relevant en actiegericht zijn

Toekomstperspectief

WetWijzer vormt een eerste stap in het moderniseren van overheidsdienstverlening met AI. De inzichten en methodologie uit dit project bieden een waardevol framework voor vergelijkbare uitdagingen in de publieke sector. Het project toont aan dat een zorgvuldige ontwerpende aanpak in combinatie met grondig onderzoek naar de technische en juridische haalbaarheid essentieel is bij het implementeren van AI-oplossingen in publieke dienstverlening.

Het team bracht veel energie en creativiteit in. Bovendien werd er goed geluisterd naar de input en kon iedereen een mooie bijdrage leveren. Niets dan lof.

– Arnold Dekker, Product Owner Innovatie Logius

Betrokkenen

• Zakia Boucetta
• Susanne Kamminga
• Pepijn Gieles
• Ministerie van Binnenlandse Zaken
• Kamer van Koophandel (KVK)
• KOOP |Officiële Overheidspublicaties
• Ministerie van Economische Zaken
• Gemeente Rotterdam
• Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
• Horeca Nederland

Nieuwsgierig geworden?

Ben je benieuwd wat Zeewaardig voor jouw vraagstuk in publieke dienstverlening kan betekenen? Neem dan contact op met Maarten via maarten@zeewaardig.com.